Monitoraggio remoto per le macchine per la vendita di gelati: dati, avvisi e operazioni da effettuare sul posto

Il monitoraggio remoto di una macchina per la vendita di gelati è molto utile, poiché permette al team locale di decidere quali macchine necessitano di un’ispezione, cosa dovrà portare con sé e quali elementi dovranno essere verificati al momento dell’arrivo dei clienti. I nomi delle funzionalità presenti nella macchina non indicano se il sistema di gestione possa svolgere queste funzioni. Una dimostrazione basata sulle proprie strutture, sui ruoli del personale e sulle condizioni della rete è fondamentale per comprendere come funziona il sistema.

Sulle macchine della serie B Series dotate di rete, il sistema di gestione mostra lo stato operativo della macchina, invia avvisi riguardanti eventuali problemi e permette agli utenti autorizzati di gestire le impostazioni e le operazioni di base. Tutto ciò dipende da una connessione funzionante, dalle autorizzazioni degli account e dalla configurazione del software. Gli avvisi aiutano il team a individuare i problemi prima che si verifichino. Tuttavia, la risoluzione dei problemi rimane compito del personale presente sul posto.

Questo manuale è destinato agli operatori che gestiscono più sedi, nonché alle squadre di assistenza che li supportano. Vengono fornite informazioni utili per comprendere come i cambiamenti nelle vendite e gli avvisi possano influenzare l’operatività della macchina. Viene anche spiegato dove termina il controllo remoto e cosa bisogna verificare in caso di interruzioni della rete prima di approvare una configurazione.

1 Decidete quali informazioni sono effettivamente necessarie dal team di campo.

Le dimostrazioni di tipo “back-office” spesso iniziano con l’analisi dei dati presenti nei grafici e nelle tabele di riepilogo. Una squadra di operativi, invece, lavora su informazioni più dettagliate: informazioni riguardanti una singola macchina, valide soltanto per la pianificazione delle attività di oggi. Chiedete al responsabile della dimostrazione di aprire la visualizzazione relativa a una singola macchina, poi quella relativa a più macchine contemporaneamente. Inoltre, è importante analizzare i dati relativi a quattro gruppi diversi di informazioni. Cosa verificare durante una dimostrazione di tipo “back-office”

Informazioni	Cosa verificare durante la dimostrazione	Perché la squadra di operativi ha bisogno di queste informazioni
Ordini e vendite	Ogni ordine, con informazioni sul tempo di esecuzione, sui prodotti utilizzati e sui risultati dei pagamenti; i dati per macchina, giorno e ora; come vengono visualizzati gli ordini annullati, scaduti o rimborsati	È necessario distinguere le macchine che sono in funzione da quelle che non lo sono; inoltre, è importante poter effettuare stimazioni riguardo alle forniture e controllare i pagamenti
Stato online	Come viene visualizzata una macchina offline; se è visibile il tempo dell’ultima connessione; quanto tempo impiega una connessione interrotta per tornare attiva	Una macchina senza vendite né avvisi può semplicemente essere irraggiungibile
Forniture	Quali forniture vengono indicati dal sistema (cibi base, posate, salse, guarnizioni); se vengono mostrati livelli di disponibilità, avvisi di bassa disponibilità o semplicemente informazioni riguardanti le scorte esaurite	È importante determinare cosa deve essere messo nel carrello per le forniture e quanto rapidamente ciò deve accadere
Errori e avvisi

La lista degli avvisi, il loro contenuto e la cronologia delle informazioni relative ad essi; chi riceve le notifiche e in che modo avviene questo processo; se un avviso viene eliminato dopo che la causa del problema è stata risolta.

Inoltre, il sistema fornisce informazioni sulle circostanze che hanno causato l’avviso, nonché su come il problema è stato risolto.

La pagina del sistema di controllo remoto di Huaxin elenca i dati relativi allo stato in tempo reale, agli avvisi riguardanti la carenza di ingredienti, ai problemi tecnici e ai record di vendite. I dati specifici dipendono dalla versione del sistema; quindi è necessario consultare le schermate della versione che verrà fornita con le macchine, piuttosto che utilizzare materiali pubblicitari o video vecchi.

È importante visualizzare almeno un ordine che non si è concluso come una normale vendita: ad esempio, un ordine annullato o un ordine che è terminato prima del tempo previsto. Le vendite complete sono facilmente visualizzabili. Il modo in cui vengono registrati gli eventi determina se i dati possano essere utilizzati per prendere decisioni riguardo ai rimborso dei costi o per effettuare la conciliazione dei dati alla fine della giornata.

2 Utilizzare i dati relativi alle vendite e agli avvisi per pianificare il rifornimento e le ispezioni sul sito

I dati relativi alle vendite e gli avvisi sono particolarmente utili quando vengono analizzati insieme. La diminuzione degli ordini senza alcun avviso significa qualcosa di diverso rispetto alla diminuzione degli ordini dopo un avviso di carenza di ingredienti. Entrambi i fenomeni differiscono da quello in cui la macchina perde la connessione.

È necessario effettuare delle comparazioni tra i dati relativi alle stesse ore del giorno. Il tempo trascorso durante l’ora di pranzo nei corridoi degli uffici dovrebbe essere confrontato con le ore di pranzo precedenti, nello stesso periodo, e non con la media giornaliera dei dati rilevati su tutta l’azienda. I dati relativi ai singoli ordini effettuati ogni ora permettono di effettuare tali confronti. Se il reparto back office fornisce soltanto i dati giornalieri, il team incaricato di analizzare i dati dovrà aspettare un giorno intero per poter scoprire eventuali problemi.

Il tabellone mostra un modo per trasformare questi pattern in azioni concrete. Si tratta di un metodo per prendere decisioni: è necessario verificare quando tali decisioni vengono prese e quando devono essere attuate dal software acquistato.

Regole decisionali indicative per un operatore con più sedi

Modello di comportamento nell’ufficio amministrativo	Prima, controllate.	Prima azione da intraprendere
Ordini normali, allerta per situazioni di bassa qualità o basso livello di mix.	Il consumo supera il piano di visite previsto.	Portate avanti il processo di rifornimento e prendete quelle risorse che sono state segnalate come “flaggate”, insieme a tutto ciò che dovrà essere fornito in futuro.
Gli ordini vengono inviati durante l’orario di lavoro delle piattaforme di trading. Le macchine sono sempre attive, quindi non ci sono problemi.	Il pagamento viene registrato nel registro degli ordini, sullo schermo, e permette l’accesso al luogo in cui si svolge l’ordine. Inoltre, il pagamento è indicato come una “fault” dal sistema stesso.	Leggi i recenti ordini e contatta il responsabile del luogo in cui si svolgerà l’evento, prima di procedere con l’organizzazione.
La macchina è fuori servizio dopo il normale periodo di attività commerciale.	Sospensione del servizio a causa di problemi tecnici, interruzione della rete di trasmissione o chiusura improvvisa di un luogo in cui il servizio è disponibile.	Chiedete al luogo in cui si svolgerà l’evento se il sito è aperto e dotato di energia elettrica; se il sito è disconnesso, vi consigliamo di visitarlo.
Allarme per eventuali difetti nella struttura del prodotto; le ordinazioni sono state sospese.	La cronologia delle notifiche e le foto che l’evento può inviare.	Inviate un tecnico che possa fornire le parti necessarie e indicare le procedure per l’assistenza.
Ordini normali, nessun allarme. Bisogna fare le pulizie.	Niente nei dati indica che le condizioni di igiene siano soddisfacenti.	Ricordate di fare la visita di pulizia prevista.

Un esempio concreto di applicazione pratica.

Scenario ipotetico. Un operatore gestisce sei macchine in una città. Alle 15:00 di un martedì, la macchina situata all’ingresso del centro commerciale mostra che ci sono 5 ordini completati da quando l’azienda ha aperto il negozio. Il numero medio di ordini completati in quella stessa ora nei quattro martedì precedenti era di circa 30 ordini. La macchina è online e non c’è alcun messaggio di avviso. Prima di inviare qualcuno per effettuare l’ordine, gli operatori controllano il registro degli ordini e si rendono conto che gli ultimi tentativi di pagamento sono terminati nella fase relativa al pagamento stesso. Questo indica che il problema riguarda il processo di pagamento, non il sistema di gestione delle risorse o i materiali necessari per l’esecuzione dell’ordine. Una chiamata al luogo in cui si trova il negozio conferma che lo schermo del lettore della carta è vuoto. Quindi, il tecnico va lì con la lista di controllo per il terminale di pagamento e il contatto di supporto fornito dal provider. Il ritiro dei prodotti previsto continuerà come sempre.

Stima delle riserve di risorse tra le varie situazioni di emergenza

L’ordine dei prodotti forniti ai clienti aiuta anche nel pianificare la disponibilità di scorte. Le macchine B83, B84, B85 e B86 Max possono contenere circa 160 tazze; mentre le macchine B83 possono contenere circa 80 tazze, a seconda del tipo e della configurazione delle macchine stesse. Sottraendo il numero di tazze già fornite dall’ultima rifornimento, si può ottenere una stima approssimativa del numero di tazze rimanenti prima che si verifichi una carenza. Gli ordini interrotti o quelli effettuati in modo non completo possono utilizzare tazze che non sono state effettivamente vendute; quindi è necessario aggiornare l’estimazione ogni volta che si effettua un nuovo ordine. Il consumo per ogni ordine dipende dalla ricetta e dalle impostazioni relative alle porzioni servite; quindi è necessario basarsi sulle proprie registrazioni per calcolare il consumo effettivo.

La gestione dei macchinari in base alle rotte di servizio, nonché la determinazione del momento in cui i risultati ottenuti sul sito siano sufficienti per utilizzare più macchinari, è trattata nel nostro manuale. Gestire un’attività di vendita di gelati.

Separa ciò che è visibile, ciò che può essere modificato, chi può farlo, e ciò che necessita di un intervento speciale.

Una dimostrazione può confondere quattro concetti diversi. È necessario distinguere questi concetti quando si valuta il sistema in questione.

Lo status può essere visualizzato qui.

La visualizzazione rappresenta il livello più generale: include informazioni riguardanti lo stato degli ordini, gli avvisi ricevuti e la cronologia delle operazioni svolte. È importante confermare il momento in cui si effettuerà l’ordine; ad esempio, quanto tempo impiegherà un ordine completato per essere visualizzato nell’interfaccia del back office. Inoltre, è importante verificare se la visualizzazione sul dispositivo mobile mostra gli stessi dettagli degli avvisi presenti nell’interfaccia desktop.

Impostazioni che possono essere modificate da remoto

I parametri di configurazione della macchina e le operazioni di base possono essere gestiti da remoto sui dispositivi della serie B dotati di rete. Chiedete al tecnico di modificare un parametro che utilizzerai durante l’uso pratico, ad esempio il prezzo o un elemento presente nel menu. Osserva poi come tale modifica viene applicata sullo schermo della macchina. Chiedete anche quanto tempo ci vuole per eseguire questa operazione, e cosa succede quando il comando viene inviato a una macchina che è offline. Le funzioni legate alla condivisione dei ricavi e alle offerte speciali rientrano tra le configurazioni del software; quindi, verificate queste informazioni per evitare errori nei contratti stipulati con i clienti.

Chi può fare cosa?

La pianificazione delle autorizzazioni è più semplice se si tiene presente un principio fondamentale: il “minimo di privilegi”. In altre parole, ogni utente riceve soltanto l’accesso necessario per svolgere le proprie mansioni [2]. In un ambiente operativo con più siti, questa pratica è molto comune.

• Proprietario o finanziere: Dati relativi alle vendite e ai pagamenti per tutte le macchine; raramente è necessario inviare comandi alle macchine stesse.

• Comandanti delle operazioni: Stato, avvisi e informazioni riguardanti le vendite per macchina; inoltre, vi sono anche le impostazioni che l’azienda modifica regolarmente.

• Tecnico di campo: Avvisi, stato e storia delle prestazioni delle macchine assegnate; di solito non è necessario indicare i dati relativi ai ricavi o alle variazioni dei prezzi.

• Luogo di incontro: Partner. Le vendite avvengono esclusivamente sul sito web ufficiale dell’azienda, come previsto nello accordo stipulato. Non si fa alcun riferimento ad altri siti web.

È necessario verificare se l’ambito di gestione può supportare questa funzionalità. È possibile che ogni persona abbia un account separato per accedere al sistema? Il accesso può essere limitato in base al ruolo o all’apparecchiatura utilizzata? Esiste qualche registro che indica chi ha modificato i prezzi o inviato dei comandi? Come viene eliminato l’accesso quando una persona lascia il sistema? Se il vostro processo richiede un ruolo o un campo di dati che la versione attuale non offre, Huaxin può valutare una possibile adattazione del sistema in base alla piattaforma esistente e alle esigenze del vostro progetto. Considerate questa come una valutazione del progetto, e non come una caratteristica standard.

Il lavoro che richiede ancora l’intervento di una persona per essere svolto…

L’allarme può indicare al team che qualcosa non funziona correttamente. Qualcuno deve comunque andare davanti alla macchina per individuare la causa del problema, risolverlo e verificare che l’allarme sia stato eliminato. È necessario pianificare le persone coinvolte e stabilire un momento preciso per intervenire.

• Impostare il mix di ingredienti base, i cucchiai, le salse e gli additivi utilizzati; inoltre, verificare le date di scadenza dei prodotti e le condizioni di conservazione degli stessi.

• Lavaggio: La serie B permette un lavaggio rapido e semplice, grazie al programma di lavaggio preimpostato. Tuttavia, l’operatore deve comunque seguire le procedure di igiene e manutenzione richieste.

• Problemi legati alla pulizia delle tazze, al momento della consegna o del ritiro dei prodotti, nonché problemi legati all’ispezione delle superfici che i clienti toccano durante l’utilizzo dei prodotti.

• Sostituzione delle parti e manutenzione del hardware, come lettori di carte o dispositivi per il controllo dei pagamenti.

• Verificando il sito stesso: l’alimentazione elettrica, la visibilità dello schermo, le informazioni presenti sulle indicazioni, nonché l’accesso al luogo in cui si svolge l’evento.

Prima di firmare, decidere chi sarà responsabile della diagnosi dei guasti, chi fornirà le parti necessarie e chi si occuperà della riparazione nei vari mercati. Guida per il supporto post-vendita Descrive in che modo si deve procedere per effettuare quel passaggio di consegne.

È necessario testare il funzionamento della rete e verificare la corrispondenza tra i vari elementi della rete prima dell’inoltro dei dati al sistema principale.

Senza una connessione, il Master OS non può fornire funzionalità remote in tempo reale. Per l’operatore, la domanda pratica è: cosa succede alla macchina e nei registri durante e dopo un guasto. Una parte della risposta dipende dalla versione del software e dalle impostazioni di pagamento utilizzate. Pertanto, i punti qui riportati dovrebbero essere considerati soltanto indicazioni utili per comprendere meglio la situazione, piuttosto che come assunzioni fondate su presupposti errati.

Verificare la connessione alla rete prima di aprire il sito.

I registri dei clienti di Huaxin dimostrano perché questo caso meriti un’attenzione speciale. In un progetto legato a un centro commerciale tedesco nel 2026, l’operatore continuava a organizzare la connessione della rete del centro commerciale, nonostante la macchina fosse già stata consegnata e smontata. In un altro progetto italiano dello stesso anno, il cliente riferì che la macchina funzionava correttamente, ma che la gestione remota presentava problemi. È quindi necessario considerare la macchina e la componente di gestione remota come due elementi separati durante la consegna.

Il modulo di comunicazione dipende dalla configurazione utilizzata. È necessario verificare il tipo di modulo, la sua compatibilità con le reti presenti nei propri siti, e chi è responsabile della fornitura della scheda SIM o dell’accesso via Wi-Fi. Se il Wi-Fi del luogo in cui si trova il dispositivo richiede l’inserimento di un codice di accesso, oppure se il sito è situato in un luogo dove il segnale mobile è debole, allora il dispositivo potrebbe rimanere disconnesso, anche quando è ancora funzionante. Inoltre, cambiano anche le generazioni di reti disponibili. Ofcom afferma che le reti 3G nel Regno Unito sono state eliminate, e che il 2G verrà eliminato entro il 2033. Tra i dispositivi che potrebbero continuare a utilizzare il 2G, vi sono i terminali per pagamenti [1]. Se il terminale per pagamenti ha una propria connessione, è necessario testarla separatamente da quella del dispositivo principale.

Eseguire un test di interruzione a cinque passi.

1. Una volta che la macchina è online, è possibile completare un ordine di riferimento e trovarlo nel sistema di gestione delle informazioni.

2. Disconnettere la rete nello stesso modo in cui potrebbe avvenire un vero e proprio guasto alla rete: ad esempio, spegnendo il router del sito web, mentre la macchina rimane accesa. Si osserva quindi quanto tempo impiega l’interfaccia utente per indicare che la macchina è “offline”, e se qualcuno viene notificato riguardo a questo stato.

3. Prova a effettuare l’acquisto utilizzando ogni metodo di pagamento che intendi offrire. Registra il messaggio visualizzato sullo schermo, nonché se la transazione è stata accettata e se è iniziata la produzione del prodotto. I pagamenti tramite carte di credito e dispositivi mobili dipendono dalla connessione del terminale stesso e dalle regole del fornitore. Pertanto, chiedi al fornitore se sia disponibile l’accettazione dei pagamenti anche in condizioni di disconnessione, e chi si assume i rischi in caso di problemi.

4. Eseguire una modifica delle impostazioni da remoto, mentre la macchina è offline. Verificare se l’operazione viene eseguita dopo un po’, se si verifica un errore con un messaggio di errore, oppure se l’operazione non avviene affatto.

5. Ristabilisci la connessione. Verifica se gli ordini inviati durante il periodo di interruzione vengono visualizzati con i tempi originali, e se i totalli forniti dal sistema di controllo corrispondono ai dati registrati dalla macchina stessa.

Riconciliare gli ordini dopo il ritorno della connessione

Durante il periodo di interruzione del servizio, è necessario confrontare tre tipi di dati: il registro delle ordini dell’ufficio amministrativo, il rapporto di transazione o di liquidazione fornito dal fornitore di servizi di pagamento, e il resoconto della contabilità dei fondi disponibili. Ogni tipo di disaccordo indica una procedura diversa da seguire.

• Il pagamento è stato effettuato; non c’è alcun ordine completato. Si tratta di una situazione in cui il prodotto è stato caricato sul sistema, ma non è ancora stato consegnato al cliente. Si proceda secondo le procedure previste per i rimborso dei prodotti.

• L’ordine è stato registrato, ma non sono state trovate carte o modalità di pagamento tramite smartphone che possano essere utilizzate per effettuare il pagamento. Verificare se si trattasse di una vendita effettuata in contanti, oppure di un file inviato in ritardo.

• Ordini mancanti nell’ufficio amministrativo: È necessario chiedere se la macchina conserva dei dati locali e come questi vengono recuperati.

Domande da rispondere per iscritto

• Quale versione del software viene fornita insieme alle macchine? E come vengono distribuite le aggiornamenti?

• È possibile esportare l’ordine, i dati relativi ai cambiamenti di impostazioni, nonché la cronologia delle modifiche apportate. In quale formato possono essere esportati questi dati? E in base a quale criterio vengono esportati, ad esempio, per data o macchina?

• Per quanto tempo il back office conserva i dati storici?

• Esiste un costo legato al software o al servizio offerto? Si tratta di un costo applicato per macchina o per account? E chi è responsabile del pagamento dei dati mobili?

• Quali alerti sono disponibili nella vostra configurazione, e quali utenti possono riceverli?

• Quale tipo di assistenza per la diagnosi a distanza offre il team di servizi di Huaxin? E in quali fusosurreali viene fornita tale assistenza?

Quando una risposta non è ancora disponibile, è necessario registrarla come un’opzione “aperta”, invece di assumere che la risposta sia già stata fornita.

Prenota una dimostrazione del software Master OS per i tuoi siti.

Inviate a Huaxin il numero di macchine che intendete utilizzare, le funzioni di accesso richieste per ciascuna macchina (ad esempio: proprietario, responsabile delle operazioni, tecnici e partner del luogo in cui si trovano le macchine). Inoltre, fornite informazioni riguardo alla rete disponibile in ogni sito: Wi-Fi, segnale mobile o connessione cablata. Huaxin potrà quindi organizzare una dimostrazione del sistema su una macchina della serie B, che includa la possibilità di gestire ordini in tempo reale, generare avvisi e effettuare test di funzionamento della rete. Ulteriori dettagli sul sistema sono disponibili qui. Pagina del sistema di controllo remoto.