Importazione di una macchina per la vendita di gelati dalla Cina: documenti, termini di consegna e elenco delle procedure doganali da seguire

Se si intende importare una macchina per la vendita di gelati dalla Cina per la prima volta, la maggior parte dei rischi riguarda i procedimenti burocratici e le procedure di trasferimento delle proprietà della macchina. Il viaggio via mare, invece, è un processo normale. Nei contratti di esportazione firmati da Huaxin nel 2026, i ritardi e le complicazioni sono dovuti a tre motivi: i nomi indicati sui documenti di pagamento, fatture e documenti di trasporto non corrispondevano con i dati forniti dall’azienda incaricata del controllo doganale; inoltre, c’erano termini commerciali che non erano chiaramente definiti, quindi nessuno era sicuro di poter gestire correttamente i passaggi tra il porto e il luogo di destinazione; infine, ci erano anche agenti di trasporto che non accettavano macchine dotate di refrigerante nel circuito di raffreddamento. Tutti questi problemi possono essere risolti prima ancora di pagare il deposito.

Questo manuale è destinato ai importatori e distributori che si avvicinano per la prima volta al settore. Vengono spiegati i passaggi necessari per l’ordine, i documenti da presentare, quali elementi va controllare, chi è responsabile delle spese relative a ciascun aspetto della transazione commerciale… Inoltre, vengono indicati anche i dettagli riguardanti le macchine refrigerate inviate in scatole di legno. Huaxin è l’azienda che produce le macchine menzionate in questo manuale; gli esempi forniti provengono dai nostri ordini, con i nomi dei clienti anonimizzati. I dati relativi alle spese di trasporto e al budget per i costi di imballaggio sono forniti da noi stessi. Guida alle spese di spedizione per le macchine per il vendita di gelati e alle totali spese di importazione.I codici HS e le tariffe doganali vengono determinati nel paese in cui si trova il proprio paese. Questo articolo spiega quindi cosa si dovrebbe dare al proprio agente doganale, invece di fornire semplicemente un numero.

La sequenza di importazione, dalla configurazione fino alla consegna del prodotto.

Un ordine si sviluppa attraverso sette fasi. Ogni fase termina con delle informazioni che devono essere memorizzate per poter procedere alla fase successiva.

Diversi problemi possono sorgere nella fase 1. Prima della produzione, chiediamo a ogni acquirente di confermare la tensione e la frequenza, il linguaggio di interfaccia, il tipo di refrigerante utilizzato, nonché se i adesivi dovranno essere realizzati con i propri materiali grafici o con quelli forniti da noi. La risposta riguardo al refrigerante arriva nella fase 5: questa informazione determina infatti come il corriere gestirà il carico (vedi sezione 4).

Le fasi 5 e 6 si sovrappongono. Il vettore stabilisce un termine per le istruzioni relative alla spedizione, presentate nella bolla di consegna. I dettagli relativi al destinatario devono essere definiti entro quel termine. Un acquirente a Trinidad e Tobago stava ancora verificando con il proprio ufficio doganale se la macchina potesse essere esentata dalle tasse utilizzando il nome personale dell’acquirente, nel giorno indicato come termine ultimo per la spedizione. Se ciò non fosse stato possibile, sarebbe stato necessario aspettare il prossimo viaggio del vascello per la spedizione. La dichiarazione di esportazione e la bolla di consegna definitiva vengono emesse soltanto dopo che il vascello è partito. Quindi, il broker riceve tutti i documenti completi soltanto quando la macchina è già in mare.

2 documenti necessari per il controllo doganale: quali elementi è necessario verificare in ciascun documento.

Le autorità doganali solitamente richiedono una fattura commerciale, documenti che attesti l’origine dei prodotti, nonché eventuali certificati o licenze necessarie per l’importazione dei beni. La lista degli articoli contenuta nella fattura commerciale funge da elenco dettagliato dei prodotti trasportati [4]. Le fatture commerciali e le liste degli articoli per le macchine venditori seguono le stesse regole delle altre merci. Le macchine frigorifere, invece, richiedono ulteriori documenti riguardanti i prodotti, e in alcuni paesi anche licenze specifiche per l’importazione dei beni.

I sistemi doganali richiedono generalmente che venga indicato il prezzo effettivamente pagato, nonché tutti i costi aggiuntivi. Ad esempio, le normative statunitensi impongono che l’fattura indichi chiaramente il prezzo di acquisto e che vengano elencati i costi legati ai trasporti e all’assicurazione, con indicazione dei dettagli e delle cifre relative [3]. Se il vostro intermediario chiede una fattura modificata, è necessario capire esattamente quali elementi sono mancanti. Noi corregiamo eventuali errori e possiamo indicare i costi legati ai trasporti e all’assicurazione come elementi separati, ma il valore totale rimane sempre uguale al prezzo di vendita.

Utilizzare un nome aziendale specifico per la fase di pagamento.

Il nome del compratore compare su cinque documenti: il assegno, il contratto firmato, la fattura commerciale, il documento di trasporto e l’anagrafe doganale. Il nostro team finanziario richiede che il nome indicato sull’assegno corrisponda a quello indicato nel contratto. Il compratore indicato nella fattura commerciale e il destinatario indicato nel documento di trasporto devono essere la stessa società incaricata di svolgere le procedure doganali. Se queste sono due società diverse, si prega di informarci prima che venga emesso il documento di trasporto.

Tre spedizioni del 2026 dimostrano cosa succede quando i nomi dei soggetti coinvolti cambiano. Un acquirente canadese ha pagato in due rate, utilizzando conti a nome diversi. Prima della spedizione, abbiamo confermato con lui che il suo intermediario poteva effettuare il pagamento attraverso la società a cui apparteneva il primo pagatore. L’acquirente israeliano, invece, ha pagato e firmato con un nome commerciale specifico; inoltre, il documento di trasporto era stato redatto a nome di un’altra società. Dopo l’ottenimento del bene, è stato sollevato il problema legato alla corrispondenza tra il nome dell’acquirente e il nome della società incaricata della spedizione. A Trinidad e Tobago, l’intermediario ha chiesto che il documento di trasporto venisse modificato in modo da indicare esclusivamente il nome della società, senza includere il nome personale dell’acquirente. Inoltre, era necessario richiedere una licenza per l’importazione di attrezzature per il raffreddamento, e questa licenza doveva essere richiesta a nome della società.

Concordo con il fatto che il documento di trasporto originale venga trasmesso correttamente.

Per il trasporto proveniente da Trinidad e Tobago, i gestori del porto permetterebbero il rilascio della macchina solo sulla base del documento di trasporto originale, che deve essere inviato al compratore tramite corriere. Prima di effettuare la prenotazione, chiedete al vostro agente di trasporto se il vostro porto accetta il rilascio tramite telex o un’ordine di trasporto marittimo. Inoltre, si consiglia di dare tempo al corriere per consegnare il documento di trasporto originale prima che il carico venga spedito.

Chi è responsabile del pagamento delle spese relative ai prodotti, in ambiti come EXW, FOB, CIF e DDP?

Forniamo i prezzi di fabbrica per i clienti che utilizzano i propri corrieri per la consegna dei prodotti presso la nostra fabbrica. I prezzi indicati sono basati sul criterio CIF, ovvero il prezzo al porto di destinazione del cliente, oppure sul criterio DDP, ovvero il prezzo al luogo di consegna, lungo le rotte gestite dai nostri partner logistici. La tabella qui riportata mostra come ripartono i compiti principali in base agli standard delle Incoterms 2020 [1].

Riassunto degli Incoterms 2020 [1][2]. Un contratto può trasferire qualsiasi di questi elementi all’altra parte, ma solo se specificato in modo chiaro nel contratto stesso. Il DAP funziona in modo simile al DDP, ma in questo caso il compratore è responsabile della procedura di importazione e delle spese legate ai dazi e alle tasse.

Il CIF si ferma nel tuo porto.

Sotto il termine di pagamento CIF, noi siamo responsabili del costo di spedizione. Tuttavia, il rischio di danni durante il trasporto spetta a voi, una volta che la merce è a bordo in Cina. Pertanto, eventuali danni durante il trasporto marittimo sono coperti dall’assicurazione della merce. Gli standard Incoterms 2020 richiedono soltanto una copertura minima sotto il termine di pagamento CIF [1]. Se desiderate una copertura più completa, potete chiederlo al momento della conferma dell’ordine. Un acquirente ha chiesto se l’assicurazione fosse obbligatoria, dopo che la merce era già stata consegnata all’agente di spedizioni; in quel caso, non era possibile modificare la copertura assicurativa. I costi legati al porto di destinazione, alla formalità doganale, alle tasse e alla consegna dal porto rimangono a vostra carico. Pertanto, è necessario ottenere un’indicazione precisa sui costi locali prima di confrontare il preventivo per il termine di pagamento CIF con quello relativo al termine di pagamento DDP.

Cosa dovrebbe dire un contratto DDP?

Il prezzo di spedizione indicato nel DDP è soltanto un’indicazione approssimativa; tale prezzo diventa effettivamente utile soltanto se il suo ambito di applicazione è chiaramente definito. In alcuni paesi è necessario che l’importatore locale gestisca personalmente i processi di importazione. In tal caso, il DDP non può essere utilizzato, e l’alternativa più comune è il metodo DAP [2]. Per quanto riguarda le spedizioni di gelati, è necessario indicare il DDP nel contratto di vendita, e non soltanto nella richiesta di preventivo o nella fattura.

• Il luogo indicato è l’indirizzo completo, non soltanto il nome della città o del porto in cui si trova l’azienda.

• Il prezzo indicato nella fattura è lo stesso quello previsto nel contratto. Se la fattura include la spedizione all’interno della porta di casa, mentre il contratto non ne parla, è necessario correggere il contratto prima di firmarlo.

• Ciò che è incluso nel prezzo: autorizzazioni per l’esportazione, spedizioni via mare, assicurazione, spese legate al porto di destinazione, autorizzazioni per l’importazione, tasse doganali, IVA o sales tax per l’importazione, nonché il trasporto fino all’indirizzo richiesto.

• Ciò che non è incluso, a meno che non sia specificato diversamente: lo scarico del materiale dal camion, il trasporto della macchina all’interno dell’edificio, lo stoccaggio del materiale se non è possibile riceverlo nel giorno concordato, e tutti i permessi necessari per l’operatore.

• L’importatore ufficiale: è l’azienda che compare nell’elenco delle aziende importatrici, e il cui numero di partita IVA viene utilizzato per effettuare le richieste relative all’esenzione da IVA o GST. Inoltre, è proprio l’importatore ufficiale il cui nome compare nei documenti relativi alla consegna dei prodotti all’importatore finale.

• Cosa succede se la dogana richiede ulteriori documenti o se sceglie di effettuare l’ispezione del carico? E chi è responsabile dei costi legati a tale ispezione?

• Quali documenti riceverai in seguito? Ad esempio, una copia dell’atto di importazione e il resoconto delle tasse pagate.

Confermiamo il percorso di spedizione per ogni singola destinazione, poiché dipende da ciò che i nostri partner logistici possono offrire nel paese di destinazione. In quei casi in cui non possiamo offrire alcun servizio, una proposta di prezzo basata su CIF, più i costi legati alla propria agenzia di trasporti, copre lo stesso percorso. I costi vengono quindi divisi tra due proposte di prezzo diverse.

4. Refrigerante, componenti per radio e scatole per l’immagazzinamento dei materiali.

Riducente nel circuito di raffreddamento

Ogni macchina viene consegnata in fabbrica con il sistema di refrigerazione già caricato e sigillato. Inoltre, il sistema di refrigerazione viene sottoposto a un test di resistenza alla pressione per un periodo di 48 ore durante la fase di produzione. Easy7 utilizza il refrigerante R290, mentre Power7 utilizza il refrigerante R404A. Per gli ordini della serie B, il tipo di refrigerante è uno dei dettagli che vengono concordati per iscritto prima dell’inizio della produzione.

Il refrigerante influisce sul modo in cui il carico viene classificato. Il R290 è un propano, un refrigerante infiammabile, che rientra nella categoria A3 secondo le norme di sicurezza ASHRAE [5]. Le liste dei materiali pericolosi includono una voce specifica per le macchine frigorifere che contengono gas liquidi infiammabili e non tossici; tale categoria è indicata con l’UN 3358, nella classe 2.1. Al contrario, le macchine che utilizzano refrigeranti non infiammabili rientrano nella categoria UN 2857, nella classe 2.2 [6][7]. Le eccezioni dipendono dalla quantità di gas presente nel carico e dal modo di trasporto. Ad esempio, secondo le regole statunitensi, l’eccezione relativa alle macchine frigorifere che contengono una quantità limitata di gas infiammabile non si applica al trasporto aereo [8]. In pratica, il corriere o il consolidatore incaricato della gestione del carico decide se accettare la macchina e in quali condizioni.

Nel 2026, due acquirenti si sono incontrati per affrontare questa situazione. Un acquirente israeliano aveva prenotato il proprio bene, pagando una tariffa di 290 R. Il trasportatore non voleva caricare il bene senza aver ricevuto una scheda informativa sui materiali pericolosi presenti nel bene stesso. Un singolo materiale pericoloso poteva interferire con altri beni che venivano caricati nello stesso container. Abbiamo fornito al acquirente il rapporto di identificazione dei materiali pericolosi presenti nel bene; alla fine, l’acquirente ha passato la prenotazione a un trasportatore che accettò il carico. Alle Maldive, il trasportatore dell’acquirente ha caricato il bene soltanto se questo era dotato di sistema di ventilazione per i refrigeranti. Per questo motivo, l’acquirente doveva firmare un documento di rilascio e assicurarsi che un tecnico riuscisse a ricaricare il bene al momento del suo arrivo.

Non consigliamo l’eventualità di effettuare il “venting”. La ricarica del dispositivo al destino apre un circuito che era stato sigillato e testato in fabbrica. È necessario affidarsi a un tecnico qualificato per gestire il refrigerante, secondo le normative locali. Inoltre, questo processo aggiunge un ulteriore passaggio prima che il dispositivo possa funzionare correttamente. Quando chiedete un preventivo a un corriere, indicate il tipo e la quantità di refrigerante necessari per la vostra configurazione, insieme ai documenti di sicurezza. Ottenete una risposta scritta riguardo alla disponibilità del corriere a trasportare il dispositivo, sia per gli ordini con contenitori condivisi, che per quelli con contenitori completi. Se il corriere non è disposto a farlo, provate con un altro corriere che spedi sottocontrollo l’equipaggiamento frigorifero, prima di decidere di effettuare il “venting”.

Anche i controlli sull’importazione possono essere applicati. I paesi che hanno ratificato l’Amendamento di Kigali al Protocollo di Montreal devono autorizzare l’importazione ed esportazione degli idrofluorocarburi elencati nell’Anex F del Protocollo [9]. Alcuni paesi estendono questa autorizzazione anche all’equipaggiamento che contiene refrigeranti soggetti a controllo. A Trinidad e Tobago, il broker dell’acquirente doveva richiedere una licenza prima che la nave atterasse, poiché l’apparecchio era considerato equipaggiamento per il raffreddamento. Chiedete al vostro broker se questa regola vale per voi prima di effettuare l’ordine.

Componenti radio e lettori di schede

I dispositivi dotati di rete e i lettori di carte senza contatto contengono componenti radio. In alcuni paesi, tali dispositivi devono essere sottoposti a controlli doganali separatamente. In Israele, l’agente doganale del compratore deve prima classificare il dispositivo, poi presentare una domanda al ministero delle comunicazioni relativa al lettore di carte; è necessario anche presentare una dichiarazione di conformità dell’UE, un documento che indica la gamma di frequenze utilizzate dal dispositivo, un rapporto di test completo, nonché un mandato per l’utilizzo del dispositivo. Chiedete al vostro intermediario se sia necessaria l’approvazione delle autorità telecomunicative, e ottenete quei documenti dal fornitore del dispositivo, che li conserva per sé. La scelta del dispositivo e del fornitore è trattata nella nostra guida. Guida per l’uso dei sistemi di pagamento delle macchine per il gelato.

Casse di legno, peso… e l’ultimo tratto del percorso.

Ogni macchina stante viene spedita in posizione verticale, all’interno di una scatola di legno destinata al commercio internazionale. La scatola è protetta da umidità e dalle sollecitazioni esterne. Il packaging in legno nel commercio internazionale è regolamentato dall’ISPM 15; questo regolamento esclude i pacchi realizzati con legno trattato in modo che non contenga parassiti, come il compensato [10]. I pacchi realizzati con legno massello devono essere trattati e marcati in modo appropriato. Chiedeteci quali norme valgono per la vostra scatola o pallet. Verificate anche se il vostro paese ha delle regole proprie.

È necessario fornire alla compagnia di trasporti il peso totale del carico e le dimensioni delle casse, non il peso effettivo della macchina stessa. Una macchina della serie B ha una altezza di circa 1,95 metri e pesa diverse centinaia di chilogrammi prima che venga messa nelle casse. Il peso totale del carico aumenta quindi ulteriormente. Un acquirente canadese cercava ancora un trasportatore locale disposto a spostare un carico di quel peso entro la settimana in cui sarebbe arrivata la sua macchina. Quando la macchina è arrivata, è stata messa nello spazio di stoccaggio a lungo termine dello stabilimento. Le nostre istruzioni per lo smontaggio del carico prevedono che le casse rimangano in posizione verticale dal momento del trasporto fino al luogo di destinazione. È necessario utilizzare una gru o un camion per lo spostamento delle casse. Dopo lo smontaggio del carico, il nostro team di assistenza richiede che la macchina rimanga ferma per 24 ore prima di poter essere accesa. In seguito, il nostro team vi guida nell’operazione di avviamento della macchina, nel riempimento dei serbatoi e nella pulizia della macchina stessa. Lo smontaggio dell’equipaggiamento e i costi di consegna sono coperti dalla compagnia di trasporti. Guida sui costi di spedizione.

5. Consegna dei gelati tramite macchine automatiche: codice HS, controlli sui dazi e le tasse

La classificazione dei prodotti avviene in base alla tariffa del paese in cui i prodotti vengono importati. Il Sistema Harmonizzato è un sistema standardizzato a livello internazionale, composto da sei cifre. I paesi aggiungono ulteriori cifre per le proprie tariffe doganali [11]. I distributori automatici rientrano nella categoria 8476; quindi, i distributori automatici per bevande dotati di dispositivi di riscaldamento o raffreddamento rientrano nella categoria 8476.21, mentre i distributori automatici per altri prodotti dotati di dispositivi di riscaldamento o raffreddamento rientrano nella categoria 8476.81 [12]. Quale sottocategoria utilizzare per un dispositivo che congela il composto liquido per creare gelati e lo distribuisce in bicchieri è una decisione da prendere dal vostro agente commerciale, e se necessario, anche dalle autorità doganali. Il codice HS indicato nei documenti di esportazione riflette la dichiarazione di esportazione fornita dal paese di origine. Questo codice deve essere considerato come punto di partenza per il vostro agente commerciale, non come criterio per la classificazione dei prodotti all’interno del sistema tariffario nazionale.

Se la classificazione è incerta o se l’ordine di trattamento è complesso, è necessario chiedere se le autorità doganali emettono decisioni definitive o vincolanti. nell’UE, le informazioni tariffarie vincolanti rappresentano una decisione legale relativa alla classificazione di un prodotto; tali decisioni sono vincolanti per tutte le amministrazioni doganali dell’UE e hanno generalmente validità per tre anni [13].

I dazi e le tasse di importazione dipendono dalla classificazione del prodotto, dal valore doganale, dall’origine del prodotto e da tutte le misure aggiuntive applicate dal proprio paese alle merci provenienti dalla Cina. Pertanto, non forniamo i dati relativi ai tassi di imposta. Si prega di fornire al proprio corriere la scheda delle specifiche del prodotto, le foto, una breve descrizione del funzionamento della macchina (la macchina converte il composto liquido in gel, lo distribuisce in tazze, mantiene il composto refrigerato e gestisce il pagamento), l’fattura commerciale e i termini di pagamento. Questi elementi serviranno a rispondere alle domande sollevate dalle autorità doganali in seguito.

6. Elenco delle verifiche da effettuare prima del deposito, prima della spedizione e al momento del ritorno.

Prima del deposito

• La configurazione è stata confermata per iscritto: tensione, frequenza, linguaggio di interfaccia, dispositivi di pagamento e tipo di refrigerante utilizzato.

• I termini commerciali sono scritti indicando il luogo in cui avviene lo scambio; inoltre, l’ambito di applicazione di tali termini è specificato nel contratto.

• Un’azienda può essere indicata come pagante, contraente del contratto, acquirente della fattura, destinatario della merce e importatore. Inoltre, può essere indicata anche in qualsiasi altro modo concordato per iscritto.

• È stato designato un intermediario incaricato per quanto riguarda le licenze relative all’equipaggiamento di refrigerazione, le autorizzazioni necessarie per l’uso dei dispositivi radio, nonché la classificazione degli articoli secondo lo standard HS.

• Accettazione scritta da parte del trasportatore riguardo all’apparecchiatura utilizzata per il trasporto del refrigerante.

Prima della spedizione

• Le foto o il video del test effettuato in fabbrica sono stati verificati; inoltre, tutti i test richiesti sono stati completati.

• Il documento di trasporto deve essere verificato per assicurarsi che il nome e l’indirizzo dell’importatore siano corretti prima della consegna.

• La fattura commerciale e l’elenco delle merci sono stati verificati, riga per riga, compresi anche i cartoni contenenti le merci accessorie.

• La copertura assicurativa è stata definita.

• Il disegno di legge originale, la notifica via telex o il documento di trasporto marittimo devono essere concordati con l’agente di trasporto.

Al momento del ritorno

• Presentate i documenti necessari al vostro broker, prima dell’arrivo della nave.

• I camion sono stati prenotati tenendo conto del peso netto dei carichi e delle dimensioni dei container utilizzati per lo stoccaggio dei materiali. Anche l’assistenza per lo scarico dei materiali e l’accesso al luogo di stoccaggio sono stati organizzati.

• Il contenuto del cassetto è stato ispezionato e fotografato prima dell’apertura; la macchina è stata mantenuta in posizione verticale; è stato previsto un periodo di funzionamento continuo per 24 ore, prima del primo utilizzo.

Cosa inviare per effettuare la verifica del documento?

Per verificare le informazioni riguardanti l’importazione prima di effettuare l’ordine, inviateci il nome del porto di destinazione o l’indirizzo completo del luogo di consegna, il termine di consegna desiderato, i modelli e la quantità richieste, il nome e l’indirizzo dell’azienda importatrice, nonché il contatto del vostro agente doganale, se ne avete già uno. Vi invieremo una lista dei documenti necessari per la spedizione, nonché una dettagliata descrizione dei costi legati alla spedizione: quali costi sono inclusi nel nostro preventivo e quali devono essere sostenuti direttamente da voi. Utilizzate il nostro servizio per tutto ciò. Forma di richiesta/indagine.